Operasyon
Kablo Hakkında Teknik Bilgiler
8.Operasyon
8.1 Operasyonel Planlama Ve Kontrol
Proses yaklaşımımız, müşterinin isteklerini belirlemeyi, bu beklentileri karşılayabilecek proses geliştirme, uygun proses girdilerini sağlama, proses performansının ölçülmesi, değerlendirilmesi ve planlandığı gibi yerine getirilmesinin devamını sağlamak için proseslerin iyileştirilmesini kapsar.
Bu maksatla oluşturulmuş proses kartları ürün gerçekleştirme sürecini açık bir şekilde göz önüne serer. Tüm proseslerin sahibini, girdilerini, çıktılarını, operasyonunun ve kontrolünün etkinliğini sağlamak için gerekli kriter ve metotları, kaynaklarını, tedarikçi ve müşterilerini ve destek proseslerini belirtir. Proses çıktılarının iyileştirilmesi için hedefler konur ve izlenir. Bu hedefler için strateji zaman ve sorumlular belirlenir.
Tüm prosesleri ile ilgili olarak kalite hedefleri belirlenir, düzenli olarak izlenir ve sistematik olarak sürekli iyileştirme çalışmaları gerçekleştirilir. İşi yapan ve doğrulayan personele ürün gerçekleştirmede uyulması gereken standartlar ile ilgili, kabul kriterleri de belirtilerek eğitimler verilir.
İlgili birimler tarafından işin yapılışı ile ilgili gerekli metot dokümanları, test yöntemini anlatan test talimatları hazırlanır.
Bunların yanı sıra müşteri tarafından kontratta istendiği takdirde Yönetim Temsilcisi tarafından gerek görüldüğünde, istenilen kaliteyi gerçekleştirmek için gereken kontroller, metotlar, teçhizat ve kaynakları belirleyen ve dökümante eden Kalite Planı hazırlanır.
Ürün ve hizmet gerçekleştirme ile ilgili faaliyetlerin bir kısmının şirket dışında yapıldığı durumlarda, dışarıya aktarılan bu işlem için kalite kontrol planında ilgili kriterlere yer verilir ve giriş kontrolleri ve giriş kontrollerine ilave olarak üretici firmalarda (tedarikçi) proses denetimleri de yapılır. Yapılan ürün denetimi, proses denetimi, giriş kontrol raporları üretim tarafından yapılan test sonuçları ve denetim sonuçları kalite kaydı olarak saklanır.
(Ref: PS.02 Ürün ve Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması Prosesi)
8.2 Ürün Ve Hizmetler İçin Şartlar
Müşteri odaklı olarak organize olmuş Pazarlama Danışmanı ve satış sorumlusu teslim ve teslim sonrası için şartlar da dahil olmak üzere müşteri tarafından belirtilmiş olan şartlar, müşteri tarafından belirtilmeyen beklentiler, mevzuat şartları ve organizasyon tarafından belirlenen ilave şartların belirlenmesi, anlaşılması, bunlara çözüm oluşturulması, ürüne özgü detay şartların tanımlanması müşterilerin kısa, orta ve uzun vadeli ihtiyaçlarının belirlenmesi, rakip analizleri, teknolojik gelişmeler, regülasyonlar ve endüstriyel standartların izlenmesi ve muhtemel iş fırsatlarının belirlenmesinden sorumludurlar.
Müşteri ile birlikte yapılan çalışmalar ile ürünün teknik olarak uyması gereken nitelikleri şekillendirilir. Muhtemel teslim, teslim tarihi, gibi aktiviteler üzerinde anlaşılarak müşteri siparişinin oluşturulması sağlanır.
Müşteriye ürün gamımızda bulunan ürünler fuarlar ve Pazarlama Danışmanı ve satış sorumlusu tarafından tanıtılır. Müşteri ile ürün ve hizmet, fiyat, sevkiyat tarihi, yükleme ve ödeme koşulları için mutabakat sağlanır. Bu işlemler uluslararası ticaret hükümlerine göre uygulanır.
Firmamız genelde Müşteriden gelen siparişe göre üretim yaptığından dolayı gelen sipariş formaları baz alınarak işletme müdürü kontrolünde üretim sorumlusu tarafından yapılır.
Bu maksatla oluşturulmuş proses kartları ürün gerçekleştirme sürecini açık bir şekilde göz önüne serer. Tüm proseslerin sahibini, girdilerini, çıktılarını, operasyonunun ve kontrolünün etkinliğini sağlamak için gerekli kriter ve metotları, kaynaklarını, tedarikçi ve müşterilerini ve destek proseslerini belirtir. Proses çıktılarının iyileştirilmesi için hedefler konur ve izlenir. Bu hedefler için strateji zaman ve sorumlular belirlenir.
Tüm prosesleri ile ilgili olarak kalite hedefleri belirlenir, düzenli olarak izlenir ve sistematik olarak sürekli iyileştirme çalışmaları gerçekleştirilir. İşi yapan ve doğrulayan personele ürün gerçekleştirmede uyulması gereken standartlar ile ilgili, kabul kriterleri de belirtilerek eğitimler verilir.
İlgili birimler tarafından işin yapılışı ile ilgili gerekli metot dokümanları, test yöntemini anlatan test talimatları hazırlanır.
Bunların yanı sıra müşteri tarafından kontratta istendiği takdirde Yönetim Temsilcisi tarafından gerek görüldüğünde, istenilen kaliteyi gerçekleştirmek için gereken kontroller, metotlar, teçhizat ve kaynakları belirleyen ve dökümante eden Kalite Planı hazırlanır.
Ürün ve hizmet gerçekleştirme ile ilgili faaliyetlerin bir kısmının şirket dışında yapıldığı durumlarda, dışarıya aktarılan bu işlem için kalite kontrol planında ilgili kriterlere yer verilir ve giriş kontrolleri ve giriş kontrollerine ilave olarak üretici firmalarda (tedarikçi) proses denetimleri de yapılır. Yapılan ürün denetimi, proses denetimi, giriş kontrol raporları üretim tarafından yapılan test sonuçları ve denetim sonuçları kalite kaydı olarak saklanır.
(Ref: PS.02 Ürün ve Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması Prosesi)
8.2.1 Müşteri ile İletişim
Müşteri gereklerinin, talep ve beklentilerinin öğrenilebilmesi için Genel Müdür’ü başta olmak üzere ilgili gruplar mevcut tüm iletişim araç ve ortamlarını kullanırlar. Bunlar;
* Sözleşme görüşmeleri,
* Yazılı sözleşme, sipariş, talep dokümanları, * Bilgilendirme ve bilgi alma görüşmeleri (yüz yüze, telefon, elektronik posta, vb) * Ortak iyileştirme çalışmaları, * Periyodik gözden geçirme toplantıları, * Periyodik memnuniyet ve algılama anketleri. * Müşteri ziyaretleri.
Yukarıdaki yol ve yöntemlerin kullanılması ile müşteriden elde edilen bilgiler, ürün ve süreçlerin sürekli iyileştirilmesi ve müşteri memnuniyetinin en üst düzeyde sağlanabilmesi için temel girdi olarak kullanılırlar.
Müşteri siparişleri ile ilgili olarak İşletme Müdürü müşteri tarafından siparişin kesin kabulü yapılana kadar her tür faaliyetin koordinasyonundan ve müşteri ile iletişimin sağlanmasından sorumludur.
Düzenli olarak yapılan müşteri memnuniyeti algılama anketleri ile müşterilerimiz ile iletişimimizin etkinliği sürekli olarak ölçülür ve gerekli ise iyileştirmeler yapılır. Müşteri anketleri, müşterilerin değişik seviyedeki kişilerine hitaben faks veya internet üzerinden yapılır.
8.2.2. Ürün ve Hizmet Şartlarının Belirlenmesi
Müşteri ile birlikte yapılan çalışmalar ile ürünün teknik olarak uyması gereken nitelikleri şekillendirilir. Muhtemel teslim, teslim tarihi, gibi aktiviteler üzerinde anlaşılarak müşteri siparişinin oluşturulması sağlanır.
Müşteriye ürün gamımızda bulunan ürünler fuarlar ve Pazarlama Danışmanı ve satış sorumlusu tarafından tanıtılır. Müşteri ile ürün ve hizmet, fiyat, sevkiyat tarihi, yükleme ve ödeme koşulları için mutabakat sağlanır. Bu işlemler uluslararası ticaret hükümlerine göre uygulanır.
Firmamız genelde Müşteriden gelen siparişe göre üretim yaptığından dolayı gelen sipariş formaları baz alınarak işletme müdürü kontrolünde üretim sorumlusu tarafından yapılır.
8.2.3. Ürün ve Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi
İhale ya da sözleşme faaliyetleri çerçevesinde, teknik ve idari şartnameler ilgili Pazarlama Danışmanı-Satış ve Satın Alma Sorumlusu tarafından değerlendirildikten sonra, teknik şartnameler ve müşteri talep ve siparişleri Üretim Sorumlusuna aktarılır. Müşteri isteklerinin tümüyle anlaşılması, gözden geçirilmesi ve dokümante edilmesi bu gruplar tarafından gerekiyorsa ilgili tüm bölümlerin de katkısı ile koordineli olarak yapılarak müşteri isteklerine bire bir cevaplar oluşturulur.
Teklif, sözleşme ve siparişler UNKA A.Ş.’nin bunlardaki şartları yerine getirebilecek yeterlilikte olduğunu güvence altına almak amacıyla gözden geçirilirler. Bu gözden geçirme; İşletme müdürü tarafından yapılır.
8.2.4. Ürün ve Hizmet Şartlarında Değişiklikler
Ürün ve hizmet özellikleri ve şartlar ile ilgili değişiklik talepleri de İşletme Müdürü tarafından yazılı olarak ilgili birimlere ivedi olarak iletilerek gözden geçirilir ve planlanması sağlanır.
Sertifikalı ürünlerde herhangi bir yapısal değişiklik yapılmayacaktır. Olası değişiklikler mutlaka sertifika veren kuruluşun onay sürecinden geçecektir. Ayrıca sertifikasız ürünlerin üzerine kesinlikle sertifika sahibi kuruluşun ismi yazılamaz.
Müşteri dosyaları ve gözden geçirme kayıtları Satış ve Satın Alma Sorumlusu tarafından muhafaza edilir.
(Ref.: PS.01 Pazarlama-Satış Prosesi)